Algemene voorwaarden van je printercontract: hier zit het addertje

Waarom zijn juist de algemene voorwaarden zo belangrijk?

Omdat daar heel vaak kosten in verstopt zitten, rare afspraken, en de stilzwijgende verlenging. Opgeteld heb ik letterlijk gezien dat dit bedrijven miljoenen heeft gekost.

Ik doe het zelf ook te weinig. Je wilt je leverancier toch vertrouwen. Heel vaak gaat het natuurlijk ook goed, maar in onze printerwereld moet het helaas echt. Kijk er goed naar.

Maar dan nog kan het makkelijk misgaan. Vaak heb ik ook advocaten gezien die de algemene voorwaarden doorbladerden, en daar niets over zeiden. Dat kan ik me ook voorstellen. Het gaat in de meeste gevallen om centen per afdruk, geen schokkende zaken. Maar ook zij hebben niet de commerciële kennis om te zien wat klopt en wat niet. Want miljoenen keren een paar cent zijn toch hoge bedragen. Zeker als hetzelfde bij normale partijen een duizendste van een cent kost.

Hoe lang zijn die voorwaarden, en leest een ondernemer ze echt?

Variërend van twee tot tientallen bladzijden. Als 2 procent ze leest, is het veel. Er wordt vaak ook niet eens naar gevraagd. Er zit veel vertrouwen in, en dat is op zich goed. Maar er zijn een paar rotte appels in onze markt. Wie dan niet oplet, wordt later ongelooflijk benadeeld. Ik ken leveranciers die hun voorwaarden om de twee jaar aanpassen, en elke keer staat er weer een nieuwe truc in.

"Het stond in de voorwaarden. Maar zonder marktkennis kun je de gevolgen ervan simpelweg niet overzien."Roelof de Swart

Welke bepalingen pakken het vaakst nadelig uit?

Tarieven voor afdrukken, en de vraag wat een afdruk precies is. Valt een scan eronder? Is een scan even duur als een print? Is zwart-wit even duur als kleur? Ik heb de gekste dingen gezien.

Ook bundelverhoging komt voor. Je hebt 3.000 afdrukken per maand, en één keer maak je er 10.000 voor een groot evenement. Je denkt dat je daar één keer meer voor betaalt. Maar er zijn partijen die dan je bundel verhogen. Een half jaar later kom je erachter dat die 3.000 er 10.000 zijn geworden. Dan volgen vervelende gesprekken, want ze willen het niet terugdraaien.

Een indexatie staat er bij iedereen in, die kun je niet echt voorkomen. Maar vraag wel: hoe zagen jullie indexaties er de afgelopen tien jaar uit? Dan heb je in elk geval een goed idee. En natuurlijk de afkoop: welke extra kosten komen erbij?

Welke bepaling heeft je het meest verbaasd?

Beëindigingskosten van 1.000 euro per machine. Een klant met acht machines wilde van zijn contract af. Bovenop alle resterende maanden moest hij ook nog 1.000 euro per machine betalen. Dat was een flinke.

Ik heb ook scans gezien voor 17 cent per stuk, op een vreemde, onduidelijke manier in de voorwaarden gezet. Toevallig bij een advocatenkantoor, dat er een zaak van maakte. De rechter oordeelde: dat had je kunnen weten uit de algemene voorwaarden. Maar naar mijn mening kon zelfs een advocaat dat niet overzien. Wat zegt 17 cent nou? Zulke bedragen horen in het hoofdcontract, dan krijgen ze de aandacht die ze verdienen.

Zijn al die bepalingen ook geldig?

Je kunt er niet zomaar alles in zetten. Maar wil je een bepaling aanvechten en geeft de leverancier niet toe, dan komt het uiteindelijk misschien voor een rechter. Ik denk dat leveranciers vaak geen sterke zaak hebben. Toch is het argument dat het in de voorwaarden stond snel gemaakt. Ik vind dat klanten hier te weinig worden beschermd. Daarom is het zo belangrijk om dit soort gedoe te voorkomen, of het goed voorbereid aan te pakken.

Veel ondernemers krijgen de voorwaarden niet eens te zien, of alleen als link. Maakt dat uit?

Dat kan een sterk punt zijn. Heb je de voorwaarden niet gekregen, of wordt er niet naar verwezen, dan is dat niet goed van de leverancier. Maar het is altijd beter om er gewoon naar te vragen, en ze dan aan ons door te geven.

Wat zie je vaak in de voorwaarden van leasemaatschappijen?

De leasemaatschappij staat los van de leverancier. Tegenover de leasemaatschappij zijn beloftes van de verkoper vaak weinig waard, en verkopers zeggen regelmatig dingen die niet kloppen.

Aan het einde van zo'n contract neemt de leverancier het vaak over en doet een beetje alsof het hun leasecontract was, terwijl het bij een leasemaatschappij liep. Terwijl er tussen de voorwaarden van beide bijvoorbeeld al verschillen in de opzegtermijn kunnen zitten. Ik ken de leasemaatschappijen door en door, en die hebben aparte regels die je goed moet kennen. Daar kunnen we vaak heel goed helpen.

Wat is je advies aan een ondernemer die zijn voorwaarden nooit goed heeft gelezen?

Stuur ze naar ons op, samen met je contract. Wij komen dan met een advies en een tijdlijn met de momenten waarop je moet letten, zodat je zeker weet dat je nooit te veel betaalt. En we kunnen je ook aangeven of het de volgende keer beter kan. Je hebt er dus op alle manieren voordeel bij.