Printercontract stilzwijgend verlengd? Dit kun je doen

Hoe vaak kom je een stilzwijgende verlenging tegen die niet redelijk is?

Ongelooflijk vaak. Ik noem liever geen percentage, maar het is echt een van de meest voorkomende problemen in de printermarkt.

Hoe gaat zo'n verlenging meestal in zijn werk?

Het begint vaak bij de opzegtermijn. Ik zie bijvoorbeeld wel eens contracten met één tot drie jaar looptijd, waarbij je een jaar van tevoren moet opzeggen. Dat staat niet in verhouding tot elkaar. Eén of drie maanden zou redelijk zijn.

Daarnaast staat er in de aanvullende algemene voorwaarden vaak dat je schriftelijk moet opzeggen, of zelfs per aangetekende brief. Een ondernemer stuurt netjes een e-mail en denkt dat hij goed heeft opgezegd. Maar dat telt dan niet.

Je zegt dat contracten vaak met dezelfde periode worden verlengd. Wat betekent dat in de praktijk?

Stel, je hebt een contract van 72 maanden. Zeg je niet op tijd op, dan wordt het gewoon opnieuw met 72 maanden verlengd. Moet je ook nog een jaar van tevoren opzeggen, dan zit je na 60 maanden ineens nog 84 maanden vast. Dat is volstrekt bizar, maar ik kom het heel vaak tegen. Gelukkig hoeft dat niet het einde te zijn als ze mij bellen.

Welke constructies zie je het vaakst?

Een truc met een upgrade zie ik geregeld. Dit gebeurde veel in de coronatijd: klanten werden gebeld door hun leverancier. Er was niemand op kantoor, dus ze haalden hun afdrukaantallen niet, en de leverancier wilde helpen. Er werd een aardig verhaal verteld over een creditnota. Alleen moest daarvoor nog wel even iets getekend worden.

Terwijl de klant nog aan de telefoon zat, kreeg hij een document via DocuSign, met een paar klikken te tekenen. Iedereen deed dat. Maar ergens in dat document zat een contractverlenging verstopt.

Het was heel geraffineerd: de klanten zaten letterlijk met de verkoopmedewerker aan de lijn en kregen op dat moment een document toegestuurd. Er werd kort doorheen gegaan, maar uiteraard werd er niet stilgestaan bij de contractduur. Daar stond letterlijk de oude contracttermijn, en er werd gezegd dat dit nieuwe document verwees naar de initiële contractduur. Iedereen geloofde dat, tekende en kreeg een paar tientjes korting. Pas na een paar jaar, toen de oude contracten hadden moeten aflopen, kwamen ze erachter dat de leverancier uitging van een nieuwe contractduur.

Bij één klant ging het om een contract van zo'n 700 euro per maand. Dat werd verlaagd naar 650 euro. Voor 50 euro korting per maand zat die klant 40 maanden langer vast, à 650 euro. Dat is 26.000 euro aan extra verplichtingen. En die korting was overigens na een jaar alweer weggepoetst door de indexaties.

Het probleem is dat je er pas na een paar jaar achter komt, namelijk als je denkt dat het oude contract afloopt. Probeer dan nog maar eens te bewijzen hoe dat telefoongesprek precies ging. Dit is er één die ik zo uit mijn hoofd weet, maar ik ken nog veel meer ongeveer gelijke gevallen, ook om grotere bedragen. Voor mij, met al mijn ervaring in verkoop, ondernemerschap en recht, is het heel duidelijk dat deze klanten misleid worden.

"Voor 50 euro korting per maand zat die klant 40 maanden langer vast. Dat is 26.000 euro."Roelof de Swart

Consumenten zijn wettelijk beschermd tegen lange verlengingen. Hoe zit dat voor bedrijven?

Een consument mag na een stilzwijgende verlenging op elk moment opzeggen, met maximaal een maand opzegtermijn. Voor bedrijven is dat anders. Van hen wordt verwacht dat ze zelf goed uitzoeken wat ze tekenen. Ze hebben meer onderzoeksplicht.

Maar veel van die bedrijven zijn eenmanszaken, stichtingen of kleine ondernemers, die eigenlijk net zo weinig weten als een consument. En een printercontract kan op honderdduizend manieren worden uitgelegd, met kleine lettertjes van tientallen bladzijden.

Ik heb eenmanszaken gezien die wilden stoppen, maar nog duizenden of tienduizenden euro's moesten betalen. Dat verpest letterlijk hun oude dag. En het gebeurt ook bij grote organisaties. Printbedrijven maken dankbaar gebruik van die ruimere onderzoeksplicht binnen een B2B-relatie. Ik vind dat een zeer kwalijke zaak. Tegelijk kan een stilzwijgende verlenging toch zo onredelijk zijn dat er zeker mogelijkheden zijn om de bescherming van consumenten door te trekken naar bedrijven.

Een ondernemer ontdekt dat zijn contract net met vijf jaar is verlengd. Wat moet hij als eerste doen?

Neem contact met ons op. Het is namelijk niet zo simpel dat een contract verlengd is en je er niets meer aan kunt doen.

Kijk bijvoorbeeld naar de rol van de verkoper. Die probeert in de laatste jaren van een contract vaak nog iets te verkopen. Maar zodra de opzegtermijn nadert, houdt hij zich een paar maanden stil. Pas als het te laat is, duikt hij weer op. Terwijl een klant die vraagt hoe zijn contract ervoor staat, eerlijk advies verdient. Daar zitten vaak aanknopingspunten.

Hoe reageren leveranciers als een klant de verlenging betwist?

Die houden hun poot stijf. Ze zeggen dat het duidelijk in de algemene voorwaarden staat, en daarmee is voor hen de kous af. Kortom: gewoon betalen, en dat nog voor lange tijd. Terugvechten is moeilijk, want de leverancier staat sterker en zet je onder druk. Je mensen moeten de machines blijven gebruiken, en er is misschien service nodig en verbruiksmaterialen. Stop je met betalen, dan krijg je geen service en geen toner meer. Dat is een flink drukmiddel.

Op onze brieven komt vaak maandenlang geen reactie, en we moeten er drie of vier keer op terugkomen. Dat doen ze om tijd te winnen, want de facturatie loopt gewoon door. Maar we weten hoe we ondernemers daarbij kunnen helpen. Het is voor mij een halszaak geworden om dit soort praktijken uit te bannen.

Hoeveel kan een onterechte verlenging een bedrijf kosten?

Ik heb bedragen van honderdduizenden euro's gezien. In een klein geval gaat het al snel om een paar duizend euro. Bij één klant hebben we zo'n 60.000 tot 70.000 euro kunnen besparen. Vaak klopt het niet en zijn er mogelijkheden om de verlenging van tafel te krijgen. Zeker ook bij gerenommeerde bedrijven.

Wat is je belangrijkste tip om een stilzwijgende verlenging te voorkomen?

Laat in het contract opnemen dat het automatisch afloopt aan het einde van de looptijd, en dus niet wordt verlengd. Dat kun je gewoon eisen op het moment dat je tekent: dit moet erin staan, anders teken ik niet. Dan heb je het probleem meteen getackeld.

Wat drijft jou om bedrijven hierbij te helpen?

Ik heb te veel wrange, verdrietige situaties gezien. Zo was er een keer een stichting voor gehandicapte kinderen. Zij waren klant van een van de grotere spelers in onze markt. Aan dat goede doel werd met veel te hoge bedragen minimaal 100.000 euro verdiend. Voor drie printers. Ik wist niet wat ik zag. Vanaf dat moment ben ik heel anders naar die leverancier gaan kijken. Wij hadden dat nooit zo gedaan. Het was zeer kwalijk.