Printercontract afsluiten? Hier moet je op letten

Wat gaat er het vaakst mis als een bedrijf een nieuw printercontract tekent?

Bedrijven hebben geen idee van de markt. Ze kijken naar de prijs per maand of de koopprijs, maar dat is niet alle informatie. Een paar duizend euro voordeel aan het begin is in 60 of 72 maanden makkelijk ingehaald. Er zijn heel veel manieren om later extra kosten te rekenen, en dat gebeurt ook vaak. Je weet bijvoorbeeld niet precies wat je voor service betaalt, en soms krijg je een extra factuur.

Het gaat het meest mis als een bedrijf tekent bij een partij die op het oog goedkoop lijkt. Goedkoop is vaak duurkoop. Geloof dit gewoon maar voor de rest van je leven. Voor de meeste bedrijven zijn printkosten niet het allerbelangrijkste. Richt je dus liever op de partijen die het hebben over een goede oplossing en hoe ze je gaan helpen.

Welke vragen moet een ondernemer altijd aan de verkoper stellen?

Vraag hoe het contract er in jaar 1, 2, 3, 4 en 5 uitziet, en wat je kunt verwachten. Vraag hoe de service werkt. En vraag de verkoper wat je van hem mag verwachten: ik vind je nu aardig, maar houd ik ook met je te maken? Laat ze maar eens vertellen hoe het eruitziet als je de komende jaren aan hen vastzit. Want dat is het geval: meestal voor vijf of zes jaar.

Een goede ondernemer wil samenwerken met een partij waar hij na afloop gewoon weer tekent, omdat hij er blij mee is.

"Als ik voelde dat een leverancier me benadeelde, was dat foute energie. Dat is vergif in je bedrijf."Roelof de Swart

Waar let jij als eerste op bij een offerte of contract?

Ik kijk altijd eerst naar de mensen. Daar haal je al veel uit. Zijn het fijne mensen die het goed met je voorhebben? Of is het een beetje te verkoperig en word je onder druk gezet? Dan weet je al dat het waarschijnlijk vervelend wordt.

Daarnaast zijn de algemene voorwaarden heel belangrijk. Daar zitten altijd gekke dingen in. Laat er een expert naar kijken. Een bedrijfsjurist of advocaat is voor een printercontract al snel te duur. Maar een partij zoals wij kijkt er snel naar en geeft een paar tips, en dat kan flink schelen. Ik durf te zeggen dat vrijwel iedereen die kosten met een paar tips al terugverdient.

Hoe vergelijk je twee offertes eerlijk met elkaar?

Het verschil zit in hoe het is opgebouwd. Wat kosten kleurenafdrukken? Worden scans meegerekend? Hoe gaan ze om met indexaties? En wat gebeurt er als een machine stukgaat? Moet je wekenlang wachten, of zetten ze even een andere machine neer? Het gaat erom: wat is hun wil om je te helpen? Lijken twee offertes op elkaar, stel dan gewoon wat meer vragen. Dit is belangrijker dan te veel op de prijs te letten.

Wat moeten organisaties weten over de rol van de leasemaatschappij?

De leasemaatschappijen zelf zijn meestal wel eerlijk. Maar vooral bij de afwikkeling van contracten gaat er veel mis. Dat is te ingewikkeld om hier uit te leggen. Laat ik het zo zeggen: factureren er twee partijen en wil je eraf? Bel ons. Want dan valt er bij de afkoop zeker veel geld te besparen.

Hoeveel ruimte is er om te onderhandelen?

Veel. Maar een printerleverancier moet ook iets verdienen om je goed en netjes te kunnen helpen. En wees eerlijk: of het nu 120 of 200 euro per maand is, voor verreweg de meeste bedrijven zijn dit kosten waar je niet over hoeft na te denken. Een bedrijf met 1 miljoen euro aan kosten per jaar geeft zo'n 80.000 tot 90.000 euro per maand uit. Die 80 euro extra is dan niet zo belangrijk. Dat de printerleverancier snel helpt en er alles aan doet om je te helpen, is veel belangrijker. Ga zeker niet naar de goedkoopste. Daar krijg je negatieve energie, het werkt niet en je mensen zijn niet blij.

Wat levert goed inkopen op?

Heel veel ellende die je bespaard blijft. Door een paar extra vragen te stellen, merk je dat die ene goedkopere partij eigenlijk nergens een goed antwoord op had. Wie dan toch voor de andere kiest, heeft een kundiger partner die je liever helpt op het moment dat het echt misgaat. Want dan kom je erachter: ben je een nummer, of heb je een verkoper die voor jou door het vuur gaat?

Stel dat een ondernemer maar drie dingen onthoudt. Welke?

Eén: voorkom de automatische verlenging. Twee: laat een afkoop altijd checken door een deskundige. Dat kan je veel geld besparen. Drie: drink als ondernemer ook even een kop koffie mee met de verkoper, want je hebt dat apparaat 60 maanden in huis. Het is altijd goed om ook even een idee te krijgen van een nieuwe leverancier en of het klikt. Twee weten meer dan één.